Informácie o ochrane osobných údajov

Prevádzkovateľ: MyAI-KO je pracovná značka; pred ostrým spustením sa musí doplniť skutočný právny subjekt, adresa, kontaktný e-mail pre GDPR, prípadne zodpovedná osoba (ak je ustanovená).

1. Rozsah a účely

Pri registrácii sa môžu spracúvať identifikačné údaje osoby a firmy, prihlasovací e-mail, telefón, fakturačné údaje, záznamy o overení a zvolenom programe. Účely: vytvorenie a správa účtu, zabezpečenie služby, podpora, plnenie zmluvy, účtovníctvo, prevencia zneužitia a plnenie zákonných povinností. Marketing je oddelený a jeho právny základ musí byť správne určený.

2. Právne základy

Právnym základom môže byť plnenie zmluvy alebo predzmluvné opatrenia, zákonná povinnosť, oprávnený záujem po vyvážení práv alebo konkrétny dobrovoľný súhlas tam, kde je potrebný. Samotné prijatie VOP nie je GDPR súhlas. Právny základ sa musí určiť osobitne pre každý účel.

3. Chaty, hlas, fotografie a firemné dáta

Pri používaní asistenta môžu byť spracované správy, technické identifikátory, fotografie alebo hlas a prepis. Firma a MyAI-KO môžu mať odlišné právne roly podľa účelu; pri spracovaní údajov návštevníkov v mene firemného zákazníka je potrebná samostatná dohoda sprostredkovateľa a pokyny prevádzkovateľa. Citlivé údaje sa nemajú zadávať bez oprávneného dôvodu a vhodného právneho základu.

4. Príjemcovia a prenosy

Údaje môžu spracúvať zmluvní technickí poskytovatelia hostingu, e-mailu, AI, platieb a analytiky. Pred spustením doplniť konkrétnych dodávateľov, ich roly, krajiny spracúvania a mechanizmy prípadných prenosov mimo EHP. Nie každý poskytovateľ musí nevyhnutne dostávať všetky kategórie údajov.

5. Uchovávanie

Údaje sa uchovávajú iba po potrebný čas vzhľadom na účel a zákonné lehoty. Pred spustením doplniť konkrétne retenčné lehoty pre účty, bezpečnostné logy, históriu chatu, prílohy, hlasové dáta, účtovné doklady a zálohy a vysvetliť pravidlá výmazu.

6. Práva dotknutých osôb

V medziach GDPR možno žiadať prístup, opravu, výmaz, obmedzenie, prenosnosť, namietať spracúvanie a odvolať súhlas tam, kde je základom. Dotknutá osoba má tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu, na Slovensku Úradu na ochranu osobných údajov SR. Pred spustením doplniť adresu na uplatnenie práv.

7. Cookies a analytika

Nevyhnutné cookies na bezpečnú reláciu môžu byť potrebné na poskytovanie služby. Ak budú použité voliteľné analytické alebo marketingové technológie, je nutné posúdiť súhlas podľa osobitných pravidiel a zverejniť prehľad technológií a účelov.

8. Automatizované rozhodovanie a bezpečnosť

MyAI-KO vytvára automatické odpovede; samotný chatbot nemusí predstavovať automatizované rozhodovanie s právnymi alebo obdobne významnými účinkami. Ak sa takéto rozhodovanie zavedie, informácie a práva sa musia doplniť. Používajú sa primerané technické a organizačné opatrenia; konkrétne tvrdenia o bezpečnosti musia vychádzať z reálneho auditu.

9. Osobné účty a externé identity – rozšírenie 0.2

Pri osobnom účte sa predpokladá spracúvanie prihlasovacieho e-mailu, voliteľnej prezývky, hashovaného hesla (ak sa používa), času overenia e-mailu, technických bezpečnostných údajov a informácií o prijatí zmluvných podmienok. Pri prihlásení cez Google alebo Apple sa po nasadení integrácie môže spracúvať identifikátor účtu pridelený príslušným poskytovateľom a nevyhnutné identifikačné údaje. Presný rozsah musí zodpovedať skutočnej implementácii.

10. Osobná kreditná peňaženka – rozšírenie 0.2

Na evidenciu kreditu sa môžu spracúvať identifikátor používateľa, zostatok, história pripísaní a čerpania, referencie platieb a záznamy reklamácií. Platobné údaje sa musia spracúvať podľa skutočnej integrácie platobného poskytovateľa. Pred spustením sa určí právny základ pre jednotlivé účely, príjemcovia údajov, lehoty uchovávania a spôsob uplatnenia práv.

11. Evidencia prijatých podmienok – rozšírenie 0.2

Na preukázanie uzatvorenia zmluvy a obsahu zmluvných potvrdení môže byť vedený záznam identifikátora používateľa, času potvrdenia, označenia a verzie dokumentu, odtlačku jeho znenia a konkrétneho znenia potvrdzovacej vety. Samostatný marketingový súhlas sa eviduje zvlášť a musí existovať možnosť jeho odvolania. V rozsahu primeranom účelu sa určí retenčná lehota, prístupové oprávnenia a spôsob archivácie.